1. Termin Imprezy: 29.11.2024, godz. 18:00, w tym rejestracja uczestników od godz 17:30
2. Miejsce Imprezy: Hotel Hilton Warsaw City, ul. Grzybowska 63, 00-844 Warszawa
3. Organizator: Volkswagen Financial Services Polska Sp. z o.o. oraz Volkswagen Bank GmbH Sp. z o.o. Oddział w Polsce
4. Warunki uczestnictwa: Zgłoszenia są przyjmowane w nieprzekraczalnym terminie do dnia 20.11.2024 za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego na stronie www.integracja.vwfs.pl.
5. Do upływu powyższego terminu Uczestnik, który już zgłosił swoje uczestnictwo w Imprezie, może zrezygnować z udziału w niej poprzez zgłoszenie mailowe na adres eventy@vwfs.pl.
6. Zgłaszając swoje uczestnictwo w Imprezie, Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że w przypadku rezygnacji z udziału w niej po upływie powyższego terminu, w tym niestawienia się mimo zadeklarowania swojego uczestnictwa, będzie zobowiązany do zwrotu kosztów w wysokości 200 zł, poniesionych w związku z tym przez Organizatora.
7. Organizator może utrwalać przebieg Imprezy za pomocą urządzeń rejestrujących obraz oraz dźwięk.
8. Poprzez udział w Imprezie Uczestnik akceptuje niniejszy Regulamin oraz wyraża zgodę na utrwalanie i wykorzystanie jego wizerunku dla celów sprawozdawczych oraz informacyjnych w szczególności poprzez publikację wizerunku Uczestnika w intranecie Organizatora.
9. Zgoda, o której mowa powyżej udzielana jest nieodpłatnie.
10. Uczestnicy zobowiązani są zachowywać się w sposób niezagrażający bezpieczeństwu innych osób obecnych na Imprezie, przestrzegać postanowień niniejszego Regulaminu, a w szczególności przestrzegać zakazu wnoszenia i posiadania w trakcie Imprezy: broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych/wyrobów pirotechnicznych, napojów alkoholowych, środków odurzających, substancji psychotropowych lub podobnie działających.
11. Organizator imprezy może odmówić wstępu na Imprezę oraz przebywania na niej osobom: posiadającym broń lub inne niebezpieczne przedmioty, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały pożarowo niebezpieczne, środki odurzające lub substancje psychotropowe i inne podobnie działające, zachowującym się agresywnie, prowokacyjnie albo w inny sposób stwarzającym zagrożenie bezpieczeństwa lub porządku Imprezy.
12. Uczestnicy Imprezy zobowiązani są stosować się do poleceń organizacyjnych i porządkowych przedstawicieli Organizatora. Organizator jest uprawniony m.in. do: sprawdzania uprawnień do przebywania na Imprezie; wydawania poleceń porządkowych osobom zakłócającym porządek lub zachowującym się niezgodnie z Regulaminem, do usunięcia z Imprezy osób zakłócających swoim zachowaniem przebieg Imprezy.
13. Uczestnicy Imprezy są zobowiązani do szanowania mienia innych uczestników Imprezy, wszelkich urządzeń i instalacji technicznych znajdujących się na Imprezie oraz mienia stanowiącego własność Organizatora.
14. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w przebiegu Imprezy, prawo zmiany terminu Imprezy lub odwołania Imprezy.
15. Regulamin obowiązuje od dnia 08.11.2024 r.

Poniżej znajdzie Pan/Pani informację dotyczące przetwarzania danych osobowych w związku z Konferencją Kierowników Sprzedaży samochodów nowych. Prosimy o zapoznanie się z jej treścią.

Administrator danych osobowych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Volkswagen Financial Services Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, Rondo ONZ 1, 00-124 Warszawa (dalej: VW FSP).

Dane kontaktowe:

Z VW FSP można się kontaktować pisemnie na adres jego siedziby lub bezpośrednio na biurozarzadu@vwfs.com.

W VW FSP wyznaczony jest inspektor ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez adres-mail: IOD_VWL@vwfs.com lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych osobowych:

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez administratora w celach:

1. organizacji i przeprowadzenia Konferencji Kierowników Sprzedaży samochodów nowych, w tym rejestracji Pani/Pana odpowiednio jako Uczestnika lub Prelegenta Konferencji Kierowników Sprzedaży samochodów nowych – podstawą prawną przetwarzania danych jest Pani/Pana zgoda wyrażona poprzez przesłanie formularza rejestracyjnego;
2. związanych z prowadzoną działalnością administracyjną i gospodarczą VW FSP, w szczególności zapewnieniem systemu kontroli wewnętrznej, audytami, zarządzaniem ryzykiem operacyjnym, zapewnieniem bezpieczeństwa systemów informatycznych – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora. Uzasadnionym interesem VW FSP jest możliwość stabilnego i bezpiecznego prowadzenia swojej działalności, w tym zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych;
3. dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes administratora. Uzasadnionym interesem VW FSP, jest możliwość dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami z związku z organizacją
   i przeprowadzeniem Konferencji Kierowników Sprzedaży samochodów nowych;
4. archiwalnych – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora. Uzasadnionym interesem VW FSP jest możliwość zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów związanych ze świadczeniem usługi lub zgodności działania administratora
   z przepisami prawa.

Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane:

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

1. dla celów związanych z organizacją Konferencji Kierowników Sprzedaży samochodów nowych, do momentu wycofania przez Panią/Pana zgody, nie dłużej jednak niż 30 dni po zakończeniu Konferencji;
2. dla celów związanych dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami – do momentu przedawnienia roszczeń związanych z organizacją i przeprowadzeniem Konferencji Kierowników Sprzedaży samochodów nowych
3. dla celów związanych z prowadzoną działalnością administracyjną i gospodarczą administratora oraz archiwalnych - przez okres nie dłuższy niż najdłuższy okres wynikający z okresów wskazanych powyżej.

Odbiorcy danych osobowych:

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie administratora, agencji eventowej, firmom świadczącym usługi IT, hotelowi  – przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów z administratorami i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora.

Prawa osoby, której dane dotyczą:

Przysługują Pani/Panu następujące prawa:

1. prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania;
2. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, dla którego podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora;
3. prawo wycofania w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę może Pani/Pan wycofać kontaktując się z administratorem poprzez adres e-mail: biurozarzadu@vwfs.com lub pisemnie na adresy jego siedziby;
4. Prawo przenoszenia danych osobowych – w zakresie, w jakim podstawą prawną przetwarzania danych jest Pani/Pana zgoda lub wykonanie umowy.

W celu skorzystania z powyższych praw może Pani/Pana kontaktować się z administratorem lub inspektorem ochrony danych.

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.

Informacja o wymogu podania danych osobowych:

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, aczkolwiek bez podania danych i aktywnej zgody nie jest możliwa rejestracja i udział w Konferencji Kierowników Sprzedaży samochodów nowych.